"Excel"

Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos. Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te preocupes que para eso estamos aquí. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante lo sencillo que es hacerlo). Pensarás que para una simple suma mejor usamos una calculadora que andar abriendo Excel e introducir los datos y fórmulas pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 50 números, tienes que volver a introducirlos todos mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás calculando a mano los gastos generados en casa o en tu empresa durante un año entero, algo como la imagen anterior, y descubres u error, tendrás que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel solo tienes que corregir el dato erróneo y se volverá a calcular todo automáticamente. Esta característica de recalculo automático te permite jugar con simulaciones fácilmente, por ejemplo, imagina que estás calculando el importe que pagarás mensualmente de un préstamo en función de la cantidad que solicites al banco, en Excel basta con que vallas cambiando el importe a pedir y automáticamente se calcularán las cuotas mensuales.

Veamos un ejemplo práctico:

Aquí vemos lo que podría ser una factura sencilla en Excel.

Para situarnos tenemos filas (1,2,3,4…) y Columnas (A,B,C,D…). En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B (Precio) y C (Cantidad). En la celda D15 se ha calculado el IVA, en la parte superior puedes ver la fórmula que he utilizado “=D14*0.21” o sea, he multiplicado la cantidad de la celda D14 por 0.21.

Así de sencillo es utilizar Excel.

También puedes observar en la imagen anterior que podemos escribir texto en las celdas como el nombre de la papelería así como podría haber puesto un logotipo de la misma. Otro detalle importante que suele echar para atrás al usuario al oír hablar de hojas de cálculo es que NO NECESITAS SABER MATEMÁTICAS para poder usarlo, la mayoría de las veces basta con saber las operaciones básicas, sumar, restar, multiplicar y dividir. Por supuesto si dominas las matemáticas mucho más producto le podrás sacar a las hojas de cálculo. Otro detalle de las hojas de cálculo es que puedes incluir gráficos a partir de los datos mostrados. Hay una gran cantidad de tipos de gráficos para poder utilizar, de barras, de tarta, etc.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Si te ha picado el gusanillo no dejes de visitarnos pues estamos preparando unos tutoriales para que aprendas a utilizar esta magnífica herramienta pero si no puedes esperar y necesitas aprender con urgencia puedes visitar nuestros cursos de formación express donde estarás usando la herramienta en solo tres días. La empresa Microsoft se vio obligada a cambiar el nombre de Excel por Microsoft Excel, debido a que tuvo que enfrentar una demanda por otra empresa que ya había empezado a utilizar el nombre, ya para 1989 se hace público el lanzamiento de Microsoft Office, el cual era un conjunto de aplicaciones informáticas muy útiles en el área de oficinas, puesto que incluía programas como Word, Excel y PowerPoint. Para nadie es un secreto los problemas que ha presentado rl programa Excel, siendo uno de los primeros, el impedimento de permitir trabajar documentos con fechas anteriores al año 1900. En la actualidad este programa en su pantalla principal posee una central formada por columnas y filas, lo que dan paso a la formación de las denominadas celdas, la cual contará con una dirección específica asignada, determinado por la columna y fila a la que pertenece, en dicha celdas es posible, colocar tanto datos numéricos como alfanuméricos. Una herramienta muy útil que provee Excel es la de la realización de cálculos aritméticos, mediante el uso de fórmulas, la cual debe estar seguido por regla de un signo igual (=). Así como estas son muchas las herramientas que este programa te ofrece, es por ello que en la actualidad se ha convertido en uno de los programas favoritos para los usuarios, hasta el punto de convertirse en indispensable sus uso. En el área laboral se ha convertido en una de los programas más utilizados, en especial en el área de la finanzas, sin embargo sus fronteras han trascendidos hacia otras áreas pues su fácil utilización ha permitido que sean cada vez más los usuarios y las áreas en donde se utiliza, es por ello que en la actualidad el saber manejar Excel se ha convertido en algo muy valorado al momento de querer ingresar a un trabajo.

Características propias de la interfaz de Excel 2010

1. Columnas:

Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo. Se identifican por letras.

2. Filas:

Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la derecha. Se identifican por números.

3. Celda:

Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.

4. Nombre de la celda:

Esta casilla te indica el nombre de la celda sobre la que estás trabajando. 

5. Barra de fórmulas:

Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.

6. Hojas de cálculo:

Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también conocidas como hojas de cálculo).

7. Barra de scroll horizontal:

Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic sobre la barra de desplazamiento horizontal, manténla presionada y arrástrala de izquierda a derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes. 

8. Modos de visualización:

Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:

• Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas y columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen.

• Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que contenga.

• Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil cuando estás agregando saltos de página.